Les produits documentaires, pourquoi, comment ?

Pour quoi faire ?

• Réduire les coûts, réaliser une économie de moyens
  
• Relier plus directement la documentation avec ses utilisateurs
• Rendre la documentation disponible et accessible hors des contraintes temps/espace
  
• Améliorer la qualité globale des dispositifs info-documentaires (nomadisme, personnalisation, etc.)
  
• Repenser le positionnement de la documentation dans l’organisme (stratégie)
• Rationaliser les dispositifs d’information : le champ de la gestion de l’information s’élargit considérablement aujourd’hui au point qu’il est de plus en plus difficile de comprendre pourquoi co-existent encore dans l’entreprise des structures qui semblent faire la même chose mais avec des logiques et des outils différents : archives, documentation générale (ou externe), communication, développement du site Internet ou du site Intranet, gestion des flux (workflow), documentation technique interne (et records management,...), gestion des systèmes d’information, etc.
• Valoriser l’image de la doc. (la rendre visible et « moderne ») et des documentalistes
• Mais à éviter à tout prix : uniquement pour l’effet de mode !

Quelle stratégie ?

Il n’existe pas une stratégie unique, applicable à tous les produits électroniques, documentaires ou non. Mais en fait autant de stratégies que de centres de documentation, avec seulement comme point commun une approche fonctionnelle et « orientée utilisateurs » qui permettra de tracer des directions et de se fixer des objectifs.

On conçoit généralement qu’à un type d’utilisateur correspond un type de besoin. Il faut donc pouvoir appréhender quels usages seront faits par les utilisateurs de ces PDE.

Cela orientera pour une définition des produits mêmes, ainsi que de leurs modes de diffusion :

• Rester sur des produits documentaires classiques, papier
  
• Proposer une diffusion en ligne sur l’Intranet
  
• Proposer la possibilité d’un téléchargement en ligne
  
• Envoyer systématiquement l’information par abonnements sur profils (DSI)
  
• N’envoyer l’information que sur demande ?
• Réaliser des supports d’archivage (CD-Rom des revues de presse de l’année par exemple)
  

Pour les documentalistes, les PDE vont aussi permettre de valoriser l’activité du centre de documentation. Il est important de prévoir dès le départ de pouvoir utiliser ces PDE comme des outils de promotion.